How AI got me 3 promotions: the ultimate guide for EAs (w/ Zapier’s EA) on Youtube Channel 'How I AI' 보고 요약과 메모 summary w/ lilys.ai -- and some notes (영어단어공부)

아래 유투브 영상 보고 메모 + 릴리스 AI 요약 노트 첨부 

 

https://youtu.be/SXCtQnJE8_I?si=YG8ZmuHm81vhTDrd

 

who is Cortney ? 

Cortney Hickey is an Executive Business Partner at Zapier who's passionate about using AI and automation to free up time for the human work that matters most. When she's not at her fast-paced job she lives a slow life traveling and in San Diego with her dog, Kiwi.

 

what is Executive Business Partner? it is  CEO's EA(Executive Assistant). CEO 비서실 전략 비즈니스 파트너. 전통적인 비서 역할인 EA를 달리 부르는 말임. 

 

// 놀랐던 점은 이 사람이 CEO나 그런게 아니라 비서인데 이렇게 AI 전파 역할 같은걸 하고 있어서 사실 놀라기도 함! 

 

* 영어 공부 * dove into with: dive의 과거형. 뭔가에 뛰어들다. 어떤 일에~call out days:  주로 '특별한 날'이나 '특정 목적을 위한 날'을 의미

 'call-out'은 '호출'이나 '지적'의 의미로 '특정 업무를 위해 불려 나가는 날(출장)'을 뜻하거나, SNS 등에서 '누군가의 잘못을 공개적으로 지적하는 날'을 의미할 수 있음.

call it a day 와 혼동 하지 말 것. 여기까지 하자. 오늘 할 일은 여기까지 하자. 하루 일과 마치기. 

 

takes some spit off the ball : 공에 묻은 침을 조금 닦아내다 (???)

 

ripple effect 파급효과 

 

 

아래는 릴리스 AI 요약 노트. 

 

📌 Zapier의 EA는 AI 인턴을 활용하여 회의 준비 및 내부 정렬을 어떻게 자동화했는가?

Zapier의 EA는 AI 에이전트를 활용하여 주간 회의 준비, 문화적 가치 강화, CEO 피드백 시뮬레이션, 전략 문서 접근성 향상 등 다양한 업무를 자동화하고 효율화했습니다.

 

💡 AI 에이전트가 회의 준비를 위해 수행하는 주요 단계는 무엇인가?

• 다가오는 주간 캘린더 분석
• 외부 참가자 웹 검색 및 CRM 데이터 확인
• 내부 커뮤니케이션(Gmail, Slack) 기록 검색
• To-do list 앱에 준비 작업 생성 및 Slack으로 주간 요약 보고서 전송

Zapier의 EA가 AI 에이전트를 활용하여 회의 준비와 내부 정렬 작업을 자동화하고 문화를 강화하는 실용적인 방법을 배울 수 있는 콘텐츠입니다. 반복적인 업무를 AI 인턴에게 맡기고, 회의 준비 자동화부터 조직 문화 및 가치 강화에 AI를 적용하는 구체적인 워크플로우를 통해, 당신의 업무 효율을 극대화하고 더 높은 가치의 일에 집중할 수 있는 실질적인 인사이트를 얻게 될 것입니다.

1. AI를 활용한 EA 업무 자동화 및 문화 강화 전략

이 문서는 Zapier의 EA(Executive Assistant)인 Courtney Hickey가 AI 에이전트를 활용하여 회의 준비, 내부 정렬, 조직 문화 강화 등 다양한 업무를 자동화하고 효율화하는 방법을 다루고 있습니다.

1.1. AI 도입에 대한 관점 및 필요성

1. AI의 역할: EA들은 AI가 자신과 다르게 생각한다고 생각할 수 있으나, 업무 시스템을 명확히 설명할 수 있다면 AI도 충분히 그렇게 생각할 수 있다.
2. 실용성: 이 내용은 가장 실용적이고 시간 및 스트레스 절약에 도움이 되는 AI 활용 사례를 다룬다.
3. 에이전트의 기능: 구축된 AI 에이전트는 사용자가 원하는 모든 것을 수행하며, 시간이 지남에 따라 더 지능적으로 발전할 수 있다.
4. 두 번째 뇌 역할: AI는 EA의 '두 번째 뇌' 역할을 수행하여, CRM, 이메일, Slack 등을 개별적으로 확인하는 대신 모든 맥락을 빠르게 재확인할 수 있도록 돕는다.
5. 자동화 원칙: 매주 반복되는 작업이 있다면, 그 주에 시간을 들여 해당 작업을 자동화하는 데 투자해야 한다.
6. 도입 시점: AI는 이 역할(EA)에서 우리를 도울 수 있으며, 도입은 '만약(if)'이 아닌 '언제(when)'의 문제이다.
7. 개인적 동기: Zapier가 자동화 및 AI 오케스트레이션 회사이므로 회사 문화와도 일치하지만, 개인적으로도 지루하고 반복적인 수동 작업을 AI로 해결하여 더 흥미로운 일에 집중하고 싶어 적극적으로 AI를 사용하고 있다.
8. 선도적 학습: Courtney는 항상 앞서 나가고 싶어 하며, 지난 몇 년간 AI에 깊이 파고들어 자신의 역할 형태를 어떻게 바꿀 수 있는지 탐구해 왔다.
9. AI 활용의 이점: AI를 통해 바쁘고 수동적인 반복 작업을 처리하고, 창의적이고 관계 중심적인 인간적인 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있다.
10. EA 역할의 확장: EA는 조직의 레버리지 포인트이므로, 이 레버리지를 시스템화하면 더 높은 수준의 업무를 지원하고 다른 사람들에게도 도움을 줄 수 있다.
11. EA의 미래: AI는 EA의 역할을 없애는 것이 아니라, 오히려 조직에 더 높은 레버리지를 제공하고 더 많은 즐거움을 누리게 할 것이다.
12. 시간 확보: EA들은 항상 하고 싶은 일보다 시간이 부족한 문제를 겪는데, AI는 이 문제를 해결하는 방법이다.
13. 개인적 성과: Courtney는 AI 파트너로서 회사에 기여하여 세 번의 승진을 했으며, 이는 바쁜 수동 작업을 제거하여 창의적인 일에 집중할 수 있었기 때문이다.
14. 역할 범위: EA의 역할은 조직 전반에 걸쳐 넓은 범위를 가지며, AI 도입을 통해 더 넓은 범위와 더 깊은 깊이를 가질 수 있는 시간이 생긴다.

1.2. 회의 준비 자동화 워크플로우 (주간 회의 준비 에이전트)

1. 관련성: 회의는 비용이 많이 들고 준비 및 후속 조치가 제대로 이루어지지 않는 경우가 많아, EA 업무에서 AI를 적용하기 좋은 영역이다.
2. 에이전트 기반: Courtney는 Zapier 에이전트 제품 내에서 주간 회의 준비 에이전트를 구축하여 사용한다.
3. 자동화 트리거: 이 에이전트는 매주 금요일 오전 8시에 자동으로 실행되도록 설정되어 있다.
4. 에이전트의 주요 단계:
   1. 캘린더 분석: 다음 주 캘린더를 검토하여 준비가 필요한 모든 회의를 식별한다. (팀 1:1, 스탠드업 등 반복적인 내부 회의는 제외)
   2. 연구 수행 (리서치 버디):
      • 외부 참석자가 있는 경우 웹 검색을 통해 그들의 현재 역할, 업계 경험 등 주목할 만한 정보를 조사한다.
      • Zapier의 CRM(HubSpot)을 확인하여 해당 참석자와의 관계(거래 여부, 최근 영업팀 메모 등)를 파악한다.
      • 내부 커뮤니케이션 기록(Gmail, Slack)을 검색하여 이전 관계나 해당 회사에 대한 언급이 있었는지 확인한다.
5. 에이전트의 최종 산출물 (두 가지):
   1. 준비 작업 목록 (Todoist):
      • 에이전트가 수집한 모든 정보를 포함하는 작업 목록을 Todoist의 '회의 준비' 프로젝트에 생성한다.
      • 회의 시작 시간 2시간 전에 해당 작업이 캘린더에 자동으로 추가된다.
   2. 주간 요약본 (Slack):
      • 모든 회의 정보, 에이전트가 파악한 통찰력, 에이전트가 정보를 찾지 못했을 경우의 오류 처리 내역을 포함하는 구조화된 요약본을 Slack으로 전송한다.
      • 에이전트가 자체 창의성을 발휘하여 다음 주에 가장 주의해야 할 사항에 대한 통찰력을 생성한다.
6. 실제 예시 및 통찰력:
   • 새로운 벤더 온보딩 회의의 경우, 에이전트는 벤더의 역할, 이전 구매 이력, 구현 전문가 정보 등을 제공한다.
   • 이러한 정보는 EA의 '두 번째 뇌' 역할을 하며, CRM, 이메일, Slack을 개별적으로 확인하는 대신 맥락을 빠르게 새로고침할 수 있게 한다.
   • 에이전트는 '핵심 준비 권장 사항'을 생성하는데, 이는 EA가 미처 생각하지 못했을 수 있는 추가적인 준비 작업(예: 이전 세션 검토, 새로운 데모 준비, 관련 부서 확인 등)을 제안한다.
7. 지속적인 개선: 이 에이전트는 사용자가 작동 방식을 학습함에 따라 시간이 지남에 따라 더 지능적으로 만들 수 있으며, '진행이 완벽보다 낫다(progress over perfection)'는 원칙으로 시작하여 점진적으로 개선해야 한다.
8. 에이전트 작동 방식 확인: 사용자는 에이전트가 생각한 과정을 단계별로 확인할 수 있으며, 백엔드에서 작동 방식을 검토하고 피드백을 제공하여 업데이트할 수 있다.
9. 자연어 설계: 에이전트 설계 시, EA가 실제로 하던 일을 자연어로 서술하는 방식(예: "먼저 구글에서 다음 주 회의를 보고 준비할 것을 결정한 다음, 이메일을 확인하고...")을 사용하여 구조를 만들 수 있어 시작하기에 매우 자연스럽다.
10. 인턴 비유: 에이전트는 처음에는 시스템을 가르쳐야 하는 '인턴'과 같으며, 시스템과 사고방식을 가르치면 스스로 실행할 수 있을 만큼 똑똑해진다.
11. 템플릿 공유: 이 에이전트 템플릿은 Zapier 내에서 공유되어 다른 사람들도 복제하고 자신의 워크플로우에 맞게 사용자 정의할 수 있다.
12. 개인화된 캘린더 최적화 (Sunday Scaries Prep):
    • Courtney는 일요일에 다음 주에 대한 불안감을 줄이기 위해 'Sunday Scaries prep'이라는 에이전트를 사용한다.
    • 이 에이전트는 전문적인 내용과 개인적인 내용을 혼합할 수 있으며, 예를 들어 자녀를 학교에 데려다줄 수 있는 시간을 차단하거나, 점심시간이 없는 날을 표시하는 등 캘린더 최적화에 사용된다.
    • 궁극적으로는 모든 회의를 취소하고 하루를 되찾는 에이전트를 만들 수도 있다.

1.3. 회의 가치 및 문화 점검을 위한 AI 활용 (회의 코칭 에이전트)

1. 목표: 회의가 실제로 높은 가치를 지니는지 확인하고, 조직의 문화적 가치를 강화하는 데 AI를 사용하는 워크플로우이다.
2. 수동 작업의 시작: Zapier의 CEO인 Wade는 회의 후 '팀의 5가지 기능(Table Group 프레임워크)' 대비 성과나 발언 기회가 부족했던 사람 등에 대해 수동으로 Fathom(AI 노트 필기 앱)에 프롬프트를 입력하여 피드백을 생성하고 있었다.
3. 피드백의 중요성: 피드백이 일상적인 루틴의 일부가 되면 사람들은 그것을 기대하게 되며, 이는 성장에 도움이 된다.
   1. 조직에 새로 들어온 사람들도 회의 피드백을 하기 좋게 된다. 
4. 자동화된 코칭 시스템: 이 수동 작업을 자동화하기 위해 Fellow(AI 노트 필기 앱)를 사용하여 에이전트를 테스트했다.
5. 피드백 조정 과정:
   • 초기 AI 피드백은 너무 부드러웠기 때문에(예: '잘한 점' 위주), Courtney는 에이전트 지침을 수정하여 '요구적(demanding)'이면서도 '지지적인(supportive)' 균형을 맞추도록 했다.
   • 수정된 피드백은 더 직접적인 성장 기회(예: 불일치 문제 직접 해결, 갈등 회피에 대한 우려 제기)를 포함했다.
6. 자동화 시스템 구성:
   • 이 시스템은 회의 녹취록 콘텐츠와 메타데이터를 사용한다.
   • 필터링 조건: 회의 시간이 10분 미만이거나 Zapier 직원만 참여한 회의에 대해서만 피드백을 제공하도록 설정한다.
   • 개인별 피드백: 참가자의 Slack과 이메일을 매칭하여 피드백을 보낸다.
   • 지식 기반 주입: 회사 가치, 회의 규범, 의사 결정 방식, Zapier 직원에게 기대되는 영향 행동(impact behaviors), 그리고 '팀의 5가지 기능'에 대한 정보를 에이전트에 제공하여 직접적이고 건설적인 피드백을 생성하도록 했다.
7. 최종 결과:
   • AI가 생성했음을 명확히 밝히고, 회의 후 1~2가지 성장 기회와 다음 번에 할 수 있는 1~2가지 행동을 제공한다.
   • 이 시스템은 개인의 시간 절약보다는 회사 문화 강화와 직원들의 직무 능력 향상에 중점을 둔다.
8. 문화 강화의 중요성: 문화는 시스템적으로 강화하기 어렵다고 여겨지지만, 이 방법은 회사의 운영 원칙과 문화적 규범을 지속적으로 점검하고 상호 작용을 확인하는 강력한 시스템을 구축한다.
9. 피드백 수용성: 상사로부터 받는 스트레스가 큰 피드백 대신, 모든 사람이 중립적인 평가에서 피드백을 받는다는 것을 알면 사람들이 피드백에 더 개방적이 될 수 있다.
10. 반복적 강화: Zapier는 원격 회사이므로, 분기별 외부 컨설팅 외에도 이러한 행동을 지속적으로 상기시키는 것이 중요하다.

1.4. 경영진 회의 준비 및 전략 문서 검토 자동화 (Exec Replicate 워크플로우)

1. 목표: CEO나 임원에게 보고하기 전에 문서의 품질을 높이고, 어려운 회의에 들어가지 않도록 스트레스 테스트하는 워크플로우이다.
2. T-up 피드백 GPT 구축:
   • Zapier에는 회사 전체의 전략 문서 검토를 위한 공개 피드인 Slack 채널(feed t-ups)이 있다.
   • 직원들은 문서 공유 전 Courtney에게 Wade(CEO)의 관점에서 피드백을 요청하곤 했으나, 이는 확장성이 없었다.
   • Courtney는 자신의 사고방식과 회사 가치/규범을 학습한 GPT를 구축하여 사람들이 T-up 문서를 다듬도록 돕는다.
3. GPT의 효과:
   • 직원들이 회의에 더 자신감을 가지고 참여하게 하고, 의견을 스트레스 테스트하며, 올바른 데이터를 포함하도록 돕는다.
   • 때로는 T-up이 명확해져 회의 자체를 생략할 수도 있다.
4. GPT 구축 지식 기반: 이 GPT는 회사 규범, 수익 로드맵, 전략 메모, T-up의 좋은 예시, Wade의 피드백 튜닝 자료, Wade에게 보고하는 문서 등 광범위한 컨텍스트를 기반으로 구축되었다.
5. 확장성 및 영향:
   • 이 도구는 Zapier의 모든 사람을 지원하며, 개인의 승리에서 시작하여 조직 전체로 확산시키는 것이 AI 챔피언이 되는 방법이다.
   • ChatGPT 기반으로 구축되어 대화 내용에 대한 컨텍스트가 없어 사람들이 안심하고 (내가 보고 있다고 생각하지 않고)정보를 입력할 수 있다.
   • 현재까지 278명이 이 도구를 사용하여 전략 문서를 다듬었다.
6. 사전 검토의 가치: 임원 회의나 피드백 세션에 참석할 때, 이미 전략에 비추어 확인했거나 GPT 루프를 거쳤다고 말하는 것은 작업 품질을 높이고 시간을 절약하여 사람들에게 긍정적인 인상을 준다.

1.5. 전략적 정렬을 위한 AI 활용 (NotebookLM 기반 전략 컴패니언)

1. 도구 소개: Google에서 지원하는 NotebookLM을 활용하여 전략 컴패니언을 구축했다.
2. 목표: 직원들이 큰 그림의 전략을 보고 자신에게 어떻게 영향을 미치는지 파악하는 데 어려움을 겪거나, 다양한 전략 문서나 회의에서 필요한 정보를 찾는 데 어려움을 겪을 때 도움을 주기 위함이다.
3. 지식 기반 구성:
   • 최상위 전략 문서, 모든 회의록, 전략 관련 회의 녹취록, 모든 조직의 전략 실행 계획 등 수십 개의 소스를 추가하여 지식 기반을 구축했다.
4. 상호작용 및 활용:
   • 사용자는 이 지식 기반과 채팅 방식으로 상호작용하며 질문할 수 있다.
   • EA 관점의 질문 예시: "EA로서 Zapier의 2026년 전략에 어떻게 기여할 수 있습니까?"라는 질문에 에이전트는 명확성, 집중, 속도 챔피언 역할, 올바른 우선순위 지정, 내부 AI 혁신 주도 등을 제안하며 출처를 연결해 준다.
5. 부가 기능 (AI 생성 팟캐스트):
   • 이 시스템은 소스를 기반으로 완전히 AI가 생성한 팟캐스트를 자동 생성한다.
   • 이 팟캐스트는 전략의 핵심 아이디어를 요약하여 전략을 정적인 문서가 아닌 상호작용 가능한 형태로 만든다.
6. 지속적인 업데이트: 이 시스템은 최신 정보를 유지하여 모든 사람이 가치를 얻을 수 있도록 지속적으로 업데이트할 수 있다.

1.6. EA 역할의 미래와 AI 파트너십

1. EA의 가치: EA들은 AI를 통해 바쁜 캘린더에서 벗어나고, 지속적인 피드백을 통해 문화적 목표와 리더십 규범을 강화하며, 전략 문서를 위한 전용 저장소를 만들어 조직 정렬을 돕는다.
2. AI에 대한 반응: 많은 사람이 AI가 EA 역할을 대체할 것이라 생각하지만, 실제로는 EA가 훨씬 더 높은 레버리지를 갖게 되어 더 즐겁게 일하게 된다.
3. AI와 리더 복제에 대한 논의:
   • Courtney는 자신이 과거에 Wade(CEO)의 클론처럼 행동했지만, 이제 AI 도구가 그를 돕고 있다고 생각한다.
   • 복제의 한계: Wade와 같은 리더는 끊임없이 배우고 정보를 흡수하며 사고방식을 바꾸기 때문에, 그들의 진화 속도를 AI 모델이 따라잡아 최신 상태로 유지하는 것은 어려울 수 있다.
   • 복제 가능한 부분: 그러나 Wade가 내부 메모를 작성하는 방식 등 일관된 측면은 AI로 복제하는 데 매우 근접했다.
4. 프롬프트 기술:
   • Courtney는 '모든 대문자'를 사용하지 않으며, 대신 직접적이고 요구적인 방식으로 ' 두서없이 길게 말하거나 글을 쓰쓴다 (ramble)'고 표현한다.
   • AI에게 "왜 이렇게 하는지 모르겠다. 네 추론을 보여달라"고 직접적으로 피드백하며, 감정 없이 요구하는 것이 시작하기에 좋다고 조언한다. (난 이걸 시켰고, 이런걸 원하는데, 니가 준건 이거고, 등등) 

1.7. 마무리 및 추가 자료 안내

1. 연락처 및 추가 자료: Courtney Hickey는 LinkedIn에서 추가적인 사용 사례, 구축 중인 내용, 워크숍 등에 대해 소통할 수 있다.
2. EA Exec Ops AI 플레이북: Courtney는 EA들이 일관되게 수행하는 작업 6가지 범주와 자동화 방법을 담은 플레이북을 최근 제작했으며, 커뮤니티의 피드백을 받아 새로운 구축 아이디어를 얻고 싶어 한다.
3. 시청자 안내: 시청자들에게 좋아요, 구독, 댓글을 남겨 쇼를 지원하고, Apple Podcasts, Spotify 등에서 팟캐스트를 청취할 수 있음을 안내한다.

 

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